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社内で上手に稟議を通すコツ

皆さん、こんにちは。
ドラゴン柳です。

皆さん稟議ってご存知ですか?

意外と知らない人も多いと思います。

営業や管理系の部署で働いていると自然と耳にするワードですが、フリーランスで働こうと思った際にエンジニアやデザイナーの人で困ることが多いようです。

そこで、今回は稟議についての簡単な説明と、稟議を通すときのコツを書いていきたいと思います。

是非、参考にしてみてください。

稟議とは

稟議とは、「会社の名前を使ってこういうことがしたいから、これだけお金がかかります。承認ください」と、上長や役員、取締役へ伺い立てることです。

例えば、以下のような場面で利用されます。

  • 外部企業や個人へ業務委託契約を結ぶとき
  • PCのような備品を購入するとき
  • 出張にいくとき

このように、会社の承認が必要だが会議を開くほどではない事柄に対して、稟議で承諾を得ることが多いです。


稟議書を書くコツ

稟議書とは、稟議内容を文書にしたものです。

稟議書を書くコツですが、社内にテンプレートが用意されている場合には、テンプレートに沿って申請すればよほど無茶なことでない限り跳ね返されることはありません。

しかし、テンプレート自体の質が悪かったり、テンプレートがない場合は、以下の順に書いていきましょう。

  1. タイトル
  2. 背景/目的
  3. 内容
  4. 費用内訳
  5. 資料があれば添付資料

このように、順序立てて書くことで理論的な稟議書を書くことができます。

例)
タイトル:PCの購入について
背景/目的:人員拡大に伴い、PCが不足しており補充をおこなうため
内容:型番名を〇台購入したい
費用内訳:18万円×3台 計54万円
添付資料:PCカタログのスペック表

こんな感じです。


稟議を通すときのコツ

さて、ここからが本題です。

上記のように、備品購入であればすんなり通るのですが、これが企画や契約の際には一筋縄でいかないことがあります。

そんな時にどのように承認を得るのか、私が意識していることをまとめます。

お願いしない

稟議は上の人に承認をもらう行為なので「○○で良いでしょうか」と書く人がいます。

このような書き方をすると、確認する側もしっかり目を通してしまうので、重箱の隅をつつかれるような指摘を受けることがあります。

「○○するので承認してください」という書き方をするだけで、確認する側も「まぁ、間違ってないしお金も妥当だしいいか」という感じで緩くなります。

ただし、個人差があるため管理者によります。


数字はしっかり記入しておく

最初から細かい数字まで入れておくことで、承認を得やすくなります。

稟議書の書くコツで書いたように、合計費用だけでなく費用の内訳を書いておきましょう。

そうすることで「なんでこんなにお金かかるの?」という質問を回避できます。

また、根拠があり、どうしても通したい内容の時には、添付資料になぜそれだけかかるのかという補足資料を入れておくとベターです。


内容より背景と目的をはっきりさせる

稟議書の確認をするときに、内容でダメだしをされることは少ないです。

どちらかというと、どうして、何のために、という部分を見られます。

そのため、背景(理由)と目的(改善案)は特に力を入れて、わかりやすく書きましょう。

ここがしっかりしていれば、内容は大体通ります。


まとめ

  • お願いしない
  • 数字は細かく書く
  • 背景/目的をしっかり書く

以上のことを守っておくと、稟議を通しやすくなりますよ。

また、普段からきちんと書いていれば、上の人も「○○さんだから大丈夫か」ってチェックが甘くなっていきます。

もちろん不正はしてはいけませんが、大事なプロジェクトなどで躓くことも減るので、日ごろから丁寧に書きましょう。

稟議と根回し (講談社現代新書 (772))

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誰も教えてくれない人を動かす文章術 (講談社現代新書)

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以上、ドラゴン柳でした。

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